Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité décrit les traitements de données à caractère personnel réalisés dans le cadre du site vitrine nectera.fr et de l’application Nectera accessible à l’adresse nectera.app (ci-après le « Service »).

Nectera est édité par :

STUDIO LIBRA
SAS au capital de 2 000 euros
116 rue des Eaux Bonnes
64121 Serres-Castet
RCS Pau 992 430 199

Contact relatif à la protection des données :

contact@nectera.fr

L’utilisation de Nectera conduit STUDIO LIBRA à intervenir selon deux qualités juridiques distinctes.

2.1. STUDIO LIBRA en qualité de responsable de traitement

STUDIO LIBRA agit en qualité de responsable de traitement lorsqu’elle détermine elle-même les finalités et les moyens essentiels du traitement.

Cela concerne notamment :

• la gestion des comptes des professionnels utilisateurs du Service (essai gratuit et abonnement) ;
• la gestion des demandes de contact et des prospects de Nectera ;
• la gestion commerciale et contractuelle ;
• la facturation et le paiement ;
• la gestion du support ;
• la sécurité de Nectera ;
• la lutte contre les usages frauduleux ou abusifs ;
• la gestion des incidents ;
• les communications directement relatives au service Nectera ;
• et les éventuelles mesures d’audience du site internet.

2.2. STUDIO LIBRA en qualité de sous-traitant

Lorsqu’un professionnel utilise Nectera afin de traiter des informations relatives à ses propres clients, prospects, salariés, collaborateurs ou autres contacts, le professionnel concerné détermine les finalités du traitement et demeure responsable de traitement.

STUDIO LIBRA traite alors les données exclusivement pour fournir Nectera et conformément aux instructions documentées du professionnel.

STUDIO LIBRA intervient à ce titre comme sous-traitant au sens de l’article 28 du Règlement général sur la protection des données (« RGPD »).

Les conditions de cette sous-traitance sont détaillées dans le DPA Nectera, qui fait partie intégrante de la relation contractuelle.

Les catégories de données effectivement traitées dépendent des fonctionnalités utilisées.

3.1. Données relatives au compte

Peuvent notamment être traités :

• nom, tel que renseigné lors de la création du compte ;
• adresse email ;
• société de rattachement ;
• rôle dans Nectera ;
• statut du compte ;
• identifiants internes ;
• informations nécessaires à l’authentification et à la sécurité du compte (dates de connexion, obligation de renouvellement du mot de passe, liens de connexion à durée de validité limitée) ;
• pour les comptes des clients finaux, dates des dernières visites du portail.

L’authentification technique est assurée au moyen de l’infrastructure mise en œuvre par Nectera.

Les mots de passe sont stockés sous forme hachée ; STUDIO LIBRA n’en dispose à aucun moment sous une forme permettant leur lecture.

3.2. Informations relatives au professionnel

Peuvent notamment être traités :

• raison sociale ;
• nom commercial ;
• coordonnées ;
• informations administratives ;
• identité visuelle ;
• paramètres de société ;
• informations du portail ;
• utilisateurs autorisés ;
• informations relatives à l’abonnement.

3.3. Données relatives aux clients du professionnel

Le professionnel peut notamment renseigner, pour chacun de ses clients :

• identité (nom ou dénomination) ;
• coordonnées (email, téléphone, adresse) ;
• références et informations relatives à la relation commerciale ;
• documents mis à disposition (devis, factures, contrats et autres pièces) ;
• demandes d’intervention, fil d’échanges et pièces jointes ;
• actualités diffusées et accusés de lecture ;
• informations financières déclaratives relatives à la relation (recettes, dépenses, opérations, montants et catégories saisis par le professionnel) ;
• notes internes, étiquettes et rappels de suivi propres au professionnel ;
• identifiants des cartes d’accès QR remises au client et jalons d’activation ;
• historique et autres informations nécessaires à la relation avec son client.

Ces fiches peuvent être créées une à une ou importées depuis un fichier fourni par le professionnel.

Le professionnel reste seul responsable de la pertinence et de la licéité des données qu’il décide d’introduire dans Nectera.

3.4. Données techniques

Nectera peut traiter notamment :

• adresse IP ;
• date et heure de connexion ;
• informations relatives aux sessions ;
• navigateur et terminal ;
• événements d’authentification ;
• journaux applicatifs ;
• erreurs techniques ;
• événements de sécurité ;
• actions nécessaires à la traçabilité et à la protection du Service, y compris le comptage des tentatives d’inscription et de connexion par adresse IP afin de limiter les abus.

3.5. Données de paiement

Lorsqu’un abonnement payant est souscrit, les paiements sont traités par un prestataire de paiement spécialisé, Stripe Payments Europe, Limited (Irlande), sur ses propres pages de paiement.

STUDIO LIBRA n’a pas vocation à stocker directement les numéros complets de cartes bancaires ni leurs données de sécurité.

STUDIO LIBRA peut néanmoins conserver les informations nécessaires à la gestion de l’abonnement et de la facturation, telles que :

• identité du titulaire ou du client ;
• coordonnées de facturation ;
• numéro de TVA intracommunautaire, le cas échéant ;
• référence du moyen de paiement auprès du prestataire ;
• statut des paiements ;
• montants ;
• échéances ;
• factures et avoirs.

Sauf accord écrit préalable de STUDIO LIBRA et mise en place de mesures adaptées, Nectera n’est pas destiné à l’hébergement régulier de catégories particulières de données personnelles au sens de l’article 9 du RGPD, telles que notamment des données relatives à la santé, aux opinions politiques, aux convictions religieuses, à l’appartenance syndicale, aux données génétiques ou biométriques utilisées aux fins d’identifier une personne.

Nectera n’est pas davantage destiné à constituer un outil de traitement de données relatives aux condamnations pénales et infractions.

Le Client s’engage à ne pas détourner le Service de sa destination à cette fin.

Lorsque STUDIO LIBRA agit en qualité de responsable de traitement, les données peuvent notamment être utilisées pour :

• créer et administrer les comptes ;
• fournir Nectera ;
• gérer les abonnements ;
• gérer les paiements et la facturation ;
• fournir l’assistance ;
• sécuriser l’infrastructure ;
• prévenir les fraudes et abus ;
• détecter et corriger les incidents ;
• assurer la continuité et l’amélioration technique du Service ;
• respecter les obligations comptables, fiscales et légales ;
• gérer les litiges et défendre les droits de STUDIO LIBRA.

Lorsque STUDIO LIBRA agit en qualité de sous-traitant, les finalités sont déterminées par le Client dans le cadre de son utilisation de Nectera.

Selon les traitements concernés, STUDIO LIBRA s’appuie notamment sur :

Exécution du contrat ou mesures précontractuelles

Pour la création du compte, la fourniture du Service, la gestion de l’abonnement, la facturation et le support.

Obligations légales

Pour les obligations fiscales, comptables ou légales auxquelles STUDIO LIBRA est soumise.

Intérêt légitime

Notamment pour :

• sécuriser Nectera ;
• prévenir les abus et fraudes ;
• détecter les incidents ;
• assurer la défense des droits de STUDIO LIBRA ;
• améliorer la fiabilité du Service.

Consentement

Lorsque celui-ci est exigé par la réglementation pour un traitement particulier.

Lorsque STUDIO LIBRA intervient en qualité de sous-traitant, la détermination de la base juridique du traitement relève du professionnel responsable de traitement.

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes qui doivent légitimement en connaître.

Elles peuvent notamment être accessibles :

• aux personnes habilitées de STUDIO LIBRA ;
• aux utilisateurs autorisés par le Client ;
• aux prestataires techniques de Nectera ;
• aux conseils professionnels de STUDIO LIBRA lorsque nécessaire ;
• aux autorités légalement habilitées à en obtenir communication.

STUDIO LIBRA ne commercialise pas les données personnelles confiées à Nectera.

Nectera repose sur plusieurs prestataires spécialisés, notamment dans les domaines suivants :

• hébergement de l’application ;
• base de données ;
• stockage ;
• authentification ;
• envoi d’emails ;
• supervision technique ;
• paiement ;
• infrastructure réseau.

Lorsque ces prestataires interviennent sur les données traitées pour le compte des Clients, ils sont encadrés conformément aux exigences applicables à la sous-traitance.

À la date de la présente Politique, ces prestataires sont : Supabase (base de données, authentification, stockage de fichiers), Vercel (hébergement et exécution de l’application), Resend (envoi des emails transactionnels), Sentry (supervision des erreurs) et Stripe (paiement et facturation). Leurs coordonnées, leur rôle et les garanties de transfert applicables figurent en Annexe 3 du DPA Nectera, qui vaut liste à jour des sous-traitants ultérieurs.

STUDIO LIBRA privilégie des infrastructures permettant l’hébergement des données applicatives au sein de l’Espace économique européen.

En l’état actuel de l’infrastructure :

• les données au repos (base de données, authentification, fichiers) sont stockées en France (Paris) ;
• la couche d’exécution de l’application est opérée par Vercel Inc. depuis des centres de calcul situés en France (Paris) ; Vercel étant une société établie aux États-Unis, des accès d’administration ou de support par ce prestataire peuvent intervenir depuis ce pays ;
• les emails transactionnels sont acheminés par Resend, prestataire établi aux États-Unis, qui conserve le contenu des messages et les journaux d’envoi pendant trente jours ;
• la supervision des erreurs (Sentry) est configurée sur la région européenne du prestataire : les événements d’erreur sont stockés dans l’Union européenne (Allemagne) ; le prestataire étant établi aux États-Unis, les données du compte de STUDIO LIBRA y sont gérées et des accès d’administration ou de support peuvent intervenir depuis ce pays ;
• le paiement en ligne est opéré par Stripe Payments Europe, Limited depuis l’Union européenne (Irlande) ; le groupe Stripe étant établi aux États-Unis, certains traitements de support et d’infrastructure peuvent intervenir depuis ce pays.

Lorsque la réglementation considère qu’un transfert de données personnelles intervient vers un pays tiers, celui-ci est encadré conformément au chapitre V du RGPD, sur le fondement, selon le prestataire :

• d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• de l’adhésion valable du destinataire au cadre UE–États-Unis de protection des données (Data Privacy Framework) ;
• des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne ;
• ou de tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

La liste des sous-traitants ultérieurs et des garanties de transfert applicables figure en Annexe 3 du DPA Nectera.

STUDIO LIBRA applique le principe de limitation de la durée de conservation.

Compte et abonnement

Les informations nécessaires à la fourniture du Service sont conservées pendant la relation contractuelle.

Certaines informations peuvent ensuite être archivées pendant la durée nécessaire à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Données métier

Les données traitées pour le compte du Client sont conservées pendant la durée de l’essai gratuit et de l’abonnement, ou jusqu’à leur suppression par le Client.

Les documents et pièces jointes supprimés par le Client cessent immédiatement d’être accessibles dans le Service ; leurs fichiers sont conservés trente jours à compter de la suppression, puis purgés du stockage actif par un traitement quotidien. Des copies peuvent subsister temporairement dans les mécanismes techniques de sauvegarde ou de résilience du prestataire d’hébergement jusqu’à leur rotation normale.

Résiliation

Après la fin effective de l’abonnement ou, à défaut de souscription, de la période d’essai gratuite, STUDIO LIBRA prévoit une période de réversibilité de 30 jours.

Pendant cette période, les données sont maintenues afin de permettre leur export ou leur récupération.

À l’expiration de cette période, STUDIO LIBRA procède à la suppression des données opérationnelles du Client dans un délai maximal de trente jours, sous réserve :

• des obligations légales ;
• des contentieux en cours ;
• et de leur présence temporaire dans des sauvegardes techniques soumises à leurs cycles normaux de rotation.

Les sauvegardes ne sont pas utilisées pour restaurer individuellement les données d’un ancien Client après expiration de la période de réversibilité, sauf obligation légale ou nécessité technique ou de sécurité.

Sauvegardes

Les sauvegardes automatiques de la base de données sont conservées sept jours glissants par le prestataire d’hébergement de la base de données.

Facturation et comptabilité

Les documents et informations soumis à une obligation comptable ou fiscale sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation, pouvant notamment atteindre dix ans.

Journaux techniques et journal d’audit

Les journaux techniques d’infrastructure (journaux d’exécution de l’hébergeur et de la base de données, événements d’erreur) sont conservés par les prestataires concernés pendant des durées courtes, fixées par chacun d’eux et indiquées en Annexe 3 du DPA Nectera.

Le journal d’audit applicatif de Nectera trace les opérations sensibles (connexions, accès de support, exports, suppressions, envois d’emails, opérations de facturation). Chaque entrée comporte la nature de l’action, sa date, l’adresse IP et le navigateur utilisés et, pour certaines actions, l’adresse email concernée (envoi d’un email, tentative de connexion, invitation) ou le numéro SIREN. Ce journal n’est pas supprimé avec les données opérationnelles du Client : lors de la suppression d’une organisation, ses entrées sont dissociées de celle-ci (références à l’organisation et à l’auteur effacées) et conservées, aux seules fins de preuve, de sécurité et de défense des droits, pendant une durée n’excédant pas cinq ans à compter de la fin de la relation contractuelle, correspondant au délai de prescription applicable entre professionnels.

Preuves contractuelles

L’identité du compte administrateur, la date, l’adresse IP et la version des documents acceptés lors de l’inscription, ainsi que les références de facturation, sont conservées pendant la relation contractuelle puis, dans le journal d’audit, pendant la durée indiquée ci-dessus.

Emails transactionnels

Les enregistrements des emails transactionnels émis par Nectera (destinataire, modèle, informations nécessaires à l’envoi, statut) sont supprimés trente jours après leur traitement.

Cette durée ne préjuge pas des durées techniques indépendantes appliquées par le prestataire d’acheminement conformément à ses propres obligations contractuelles ou légales.

STUDIO LIBRA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques afin de protéger les données traitées par Nectera.

Ces mesures comprennent notamment, selon les composants concernés :

• mécanismes d’authentification ;
• contrôle des autorisations ;
• séparation logique des organisations ;
• politiques de sécurité au niveau de la base de données ;
• principe du moindre privilège ;
• sécurisation des secrets et identifiants techniques ;
• chiffrement des communications ;
• limitation des privilèges administratifs ;
• contrôle des accès aux fichiers ;
• journalisation ;
• suivi des erreurs et incidents ;
• gestion des dépendances logicielles ;
• mises à jour de sécurité ;
• tests automatisés ;
• procédures de sauvegarde et de restauration selon les infrastructures souscrites.

Aucun système informatique ne pouvant être considéré comme exempt de tout risque, STUDIO LIBRA ne garantit pas une sécurité absolue mais s’engage à mettre en œuvre les mesures appropriées au regard de la nature des traitements et des risques raisonnablement identifiables.

Lorsque STUDIO LIBRA agit en qualité de responsable de traitement, elle traite les violations de données conformément aux obligations qui lui sont applicables.

Lorsqu’elle agit en qualité de sous-traitant et constate une violation affectant les données confiées par un Client, elle en informe le Client concerné dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance et lui communique les informations raisonnablement disponibles nécessaires à l’accomplissement de ses propres obligations.

Lorsque STUDIO LIBRA est responsable de traitement, les personnes concernées peuvent exercer, selon les conditions prévues par la réglementation :

• leur droit d’accès ;
• leur droit de rectification ;
• leur droit à l’effacement ;
• leur droit à la limitation ;
• leur droit d’opposition ;
• leur droit à la portabilité lorsque celui-ci est applicable ;
• leur droit de retirer leur consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Les demandes peuvent être adressées à :

contact@nectera.fr

STUDIO LIBRA peut demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur lorsque cette vérification est nécessaire.

Lorsqu’une personne utilise un portail mis à disposition par un professionnel client de Nectera, ce professionnel est en principe le responsable de traitement de ses données métier.

La personne concernée doit donc s’adresser prioritairement à ce professionnel pour exercer ses droits.

Afin de faciliter le traitement des demandes d’accès et de portabilité, Nectera met à disposition du professionnel une fonction d’export, dans un format structuré (JSON), des données de chacun de ses clients finaux (fiche, compte, demandes d’intervention et échanges, références des documents, pièces jointes et cartes d’accès) ; les fichiers eux-mêmes se téléchargent individuellement depuis le Service.

STUDIO LIBRA assiste le Client dans le traitement de ces demandes conformément au DPA.

Si une demande est adressée directement à STUDIO LIBRA concernant un traitement réalisé pour le compte d’un Client, STUDIO LIBRA la transmet au responsable de traitement concerné.

Toute personne dispose du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente.

En France :

Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL.

L’application Nectera utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement : les cookies de session qui permettent d’authentifier l’utilisateur et de maintenir sa connexion. Ces cookies sont exemptés de consentement en application de l’article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 ; aucun bandeau de consentement n’est donc affiché. Ils peuvent être bloqués dans les réglages du navigateur, ce qui empêche toutefois la connexion au Service.

Aucun cookie ni traceur de mesure d’audience, de publicité ou de suivi par des tiers n’est utilisé sur l’application ni sur le site vitrine.

Les pages de paiement et de gestion de l’abonnement sont hébergées par Stripe sur son propre domaine ; les cookies qu’elles déposent relèvent de la politique de Stripe en matière de cookies.

Si une solution de mesure d’audience venait à être mise en place, la présente Politique serait mise à jour au préalable et le consentement serait recueilli lorsque la réglementation l’exige.

La présente Politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution de Nectera, de ses prestataires, de son organisation ou de la réglementation.

La version publiée sur le site est celle applicable à la date de consultation.

En cas de modification substantielle affectant significativement les traitements, STUDIO LIBRA peut en informer les utilisateurs par tout moyen approprié.